Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling Koggenland

In 2021 hebben we, in goede samenwerking met onze medewerkers en de ondernemingsraad, gewerkt aan de ontwikkeling van de organisatie met daaruit voortkomend een nieuwe missie en visie en een nieuwe organisatiestructuur die op 1 januari 2022 is ingegaan.
Aanleiding
Eind 2020 is de gemeente Koggenland uitgeroepen tot beste werkgever in de categorie gemeenten tot 25.000 inwoners. De organisatie heeft tevreden medewerkers. Toch kunnen er ook zaken beter en is uit het medewerkersonderzoek gebleken dat werkdruk een aandachtspunt is in de organisatie.
De organisatie heeft in 2021 meerdere stappen gezet om de werkdruk te verlagen, onder andere door uitbreiding van de formatie. De oorzaak van de hoge werkdruk is echter breder. De complexe organisatiestructuur versterkte ook dit gevoel. Koggenland kende het directiemodel met beperkte omvang en een enorme diversiteit aan werkzaamheden van de organisatie en (soms zelfs) per medewerker. Ook was er sprake van een onbalans in de grootte van de afdelingen en wilden we de organisatie zo inrichten dat we ook makkelijker schaalbaar zijn voor toekomstige ontwikkelingen.

Om het hoofd te kunnen bieden aan lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen en ook een aantrekkelijke werkgever te blijven, was het ontwikkelen van de organisatie van belang. Daar kwam onze ambitie bij om meer integraal te werken en daarbij te streven naar een excellente dienstverlening. Om die reden is een organisatietransitie ingezet. Deze transitie richtte zich op de formulering van een nieuwe missie en visie, verhoging van de bestuurlijke sensitiviteit, herinrichting van het gemeentehuis en een wijziging van de organisatiestructuur. Deze elementen vormen samen de organisatietransitie en kunnen dan ook niet los van elkaar worden gezien om onze doelen en ambities te behalen.

Missie en visie
In 2021 hebben onze medewerkers de volgende missie, visie en slogan geformuleerd.

Onze missie:

Onze visie:

Onze slogan:

Organisatiestructuur
De organisatiestructuur is ontwikkeld door een werkgroep vanuit het directiemanagementteam (DMT), ondersteund door een aantal interne en externe specialisten. Deze werkgroep heeft onderzocht welke organisatiestructuur het best aansluit bij de missie, visie en doelstellingen van Koggenland en het hoofd kan bieden aan toekomstige ontwikkelingen. De werkgroep heeft verschillend organisatiemodellen onderzocht. Dit heeft geleid tot de keuze voor een gekantelde organisatiestructuur, die ook het best aansluit bij onze pijlers: ‘de klant centraal’, ‘politiek centraal’ en de ‘medewerker centraal’ en de missie en visie van de organisatie. Deze organisatiestructuur draagt bij aan het verlagen van de werkdruk door de diversiteit in de functies eruit te halen, waardoor niet iedere medewerker op strategisch, tactisch en operationeel niveau bezig is en medewerkers zich bekwamen in competenties die relevant zijn voor hun specifieke functie of rol. Daarbij wordt gekeken naar de talenten van elke individuele medewerker.

De nieuwe organisatiestructuur bestaat uit de afdeling Dienstverlening, de afdeling Bedrijfsvoering en de afdeling Bestuur. Iedere afdeling bestaat uit meerdere teams met verschillende disciplines, gericht op de doelgroep die een team bedient. Hierdoor ontstaat focus voor de specifieke doelgroep in plaats van de producten en diensten die de gemeente Koggenland biedt als uitgangspunt te nemen.

Als gevolg van deze structuurwijziging hebben medewerkers een andere plaats gekregen in de organisatie. Medewerkers zijn met (een groot deel van) de werkzaamheden overgegaan naar een andere afdeling en/of een ander team. Daarbij zijn we zeer zorgvuldig te werk gegaan. De rechtspositionele waarborgen voor de medewerkers zijn vastgelegd in een sociaal statuut. De ondernemingsraad was nauw betrokken bij de gehele ontwikkeling. Over het algemeen was daarbij sprake van een plezierige en constructieve samenwerking, waarbij steeds oog was voor het grotere doel maar ook voor de soms uiteenlopende belangen. Door deze gezamenlijke aanpak is er ook nauwelijks verloop geweest en is er voor iedereen een goede plek.

Bestuurlijke sensitiviteit en herinrichting gemeentehuis
In 2021 is er een werkgroep gestart voor bestuurlijke sensitiviteit die de resultaten van dit traject in 2022 zullen presenteren. Voor de herinrichting van het gemeentehuis is er ook een werkgroep gevormd die een voorstel voor de herinrichting formuleert en presenteert in de stuurgroep voor de organisatieontwikkeling. Hier wordt in 2022 verder uitvoering aan gegeven. Begin februari heeft de gemeenteraad ingestemd met een voorbereidingskrediet, wat moet leiden tot een investeringsvoorstel eind 2022. De herinrichting van het gemeentehuis is een van de pijlers van de organisatietransitie. Met de herinrichting willen we onze medewerkers en toekomstige medewerkers een moderne werkplek aanbieden die aansluit bij het hybride werken en de voorzieningen die daarvoor nodig zijn. Daarnaast onderzoeken we met de herinrichting de mogelijkheid om het gemeentehuis ook in te zetten voor maatschappelijke partners.

Arbeidsmarkt
We hebben in onze organisatie te maken met een relatief groot verloop, met name doordat medewerkers met pensioen gaan, maar ook doordat de arbeidsmarkt krap is en een aantal medewerkers overgestapt zijn naar andere werkgevers. Ook wij merken dat het lastiger wordt om voldoende goed personeel te werven. In onze organisatie zijn we tot nu toe nog goed in staat gebleken om vacatures in te vullen, maar dit vraagt wel om extra inzet en creativiteit.

Dat het ons nog steeds lukt om nieuwe medewerkers te werven, komt mede door het goede imago dat Koggenland als werkgever heeft in de regio, doordat Koggenland is uitgeroepen tot beste werkgever in onze branche en doordat we het keurmerk World-class Workplace hebben. Daarnaast maken we in toenemende mate gebruik van individuele netwerken om mensen te werven. Ook zetten we in op ontwikkeling van medewerkers. Daarvoor kijken we naar zowel individuele mogelijkheden als organisatiebrede activiteiten.

Investeren in het opleiden van jongeren
Om vacatures in te vullen kiezen we steeds vaker voor het aantrekken van jongeren met een afgeronde algemene opleiding, maar zonder de benodigde werkervaring of specifiek benodigde gemeentekennis. Dit betekent dat we deze medewerkers moeten opleiden en inwerken. Een effect hiervan is dat we dan tijdelijk te maken krijgen met extra kosten voor opleiding, het tijdelijk inhuren van ervaren externe medewerkers of het tijdelijk hanteren van een dubbele bezetting.

In 2021 waren er geen opleidingstrajecten voor jonge medewerkers, waardoor we minder kosten op dit vlak hebben gemaakt. Vacatures zijn veelal ingevuld met kandidaten met voldoende kennis. Als investering in hun verdere ontwikkeling bieden we de leergang Ambtenaar met impact aan onze medewerkers aan.

Arbeidsmarktcommunicatie
We zijn actief bezig met onze profilering en onze arbeidsmarktcommunicatie. Daarbij maken we gebruik van ons goede imago, waarover u hiervoor al las. We hebben gewerkt aan een nieuw wervings- en selectiebeleid en een doelgroepgericht arbeidsmarktcommunicatieplan. Deze aanpak hebben we doorgevoerd in onze vacatureteksten, socialemedia-uitingen en presentatie op de website van Koggenland en Werken in Noord Holland Noord. In 2022 geven we verder vorm aan arbeidsmarktcommunicatie en branding van Koggenland als werkgever.

Behouden van medewerkers
We investeren in onze medewerkers en geven ze de ruimte om zich te ontwikkelen. Tevreden medewerkers presteren beter en we voorkomen hiermee ook uitstroom en het ontstaan van vacatures. Verder hebben we een goed beeld van ons personeelsbestand en de ambities van medewerkers. Op deze manier kunnen we ervoor zorgen dat medewerkers kunnen doorstromen als er functies vrijkomen. Het binden en boeien van medewerkers blijft dan ook belangrijk. In 2020 heeft er in dit kader een medewerkerstevredenheidsonderzoek plaatsgevonden. Aan de hand van de resultaten daarvan voeren we gesprekken met de verschillende teams om te komen tot een plan van aanpak, dat gericht is op het behouden van alles dat gewaardeerd wordt en het verbeteren van wat wenselijk is.

In 2021 zijn de uitkomsten van het medewerkersonderzoek onder leiding van procesbegeleiders verder uitgewerkt en acties vertaald naar de teams. De formatie is uitgebreid op plaatsen waar knelpunten waren als gevolg van nieuwe taken of een toename van aanvragen, om daarmee de werkdruk in de organisatie te normaliseren en de kwaliteit en continuïteit van onze dienstverlening te garanderen. Ook is de organisatieontwikkeling in 2021 van start gegaan, waarbij aandacht is voor aandachtpunten uit het medewerkersonderzoek, waaronder werkdruk. Daarnaast heeft de organisatieontwikkeling de mogelijkheid van interne mobiliteit bevorderd. Vier medewerkers zijn inmiddels doorgestroomd naar een leidinggevende functie en meer interne doorstroom is mogelijk. Verder hebben we in 2021 diverse activiteiten ontplooid om ook tijdens corona de binding met de medewerkers te behouden. Gezien de familiaire cultuur van Koggenland is dat een randvoorwaarde voor het behoud van medewerkers. Een mooi voorbeeld hiervan is de interne leergang Ambtenaar met impact. Deze uitdagende en leuke leergang bieden wij aan aan onze medewerkers en in dit opleidingsprogramma staan samenwerken, integraal werken en bestuurlijke sensitiviteit centraal.

Uitbreiding formatie 2021
Voor de uitbreiding van de formatie is onderscheid gemaakt tussen noodzakelijke en gewenste uitbreidingen in relatie tot ontwikkelingen binnen de afdelingen. De verplichte uitbreiding van de formatie is nu opgenomen in de begroting 2021. De gewenste aanpassing van de formatie zal deel moeten gaan uitmaken van een bredere discussie over een sluitende meerjarenbegroting.

In het proces van de ombuigingen hebben we ervoor gekozen om alle verwachte noodzakelijke investeringen en structurele extra kosten mee te nemen. Hierdoor is een totaaloverzicht ontstaan, waarbij ook geïnvesteerd hebben in noodzakelijke formatie-uitbreidingen om de nieuwe taken die onze gemeente heeft gekregen, goed uit te voeren en de continuïteit van onze dienstverlening te garanderen. Het resultaat is een sluitende meerjarenbegroting en een organisatie die in staat is om op een professionele wijze vorm te geven aan de dienstverlening aan de inwoners en ondernemers en zich te blijven ontwikkelen.

Thuiswerkregeling
We hebben de thuiswerkregeling in 2021 voortgezet, omdat de coronamaatregelen van toepassing bleven.